15 tips para tener Reuniones de Trabajo efectivas @alvarodabril

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Momentos Previos a la Reunión

  • Regularidad.  Cuando un equipo de trabajo tiene reuniones predefinidas, significa que tiene todo bajo control. Cuando se viven haciendo reuniones de última hora es porque hay que resolver problemas inesperados.
  • Con un horario y asistentes específicos. Las reuniones donde a última hora se están invitando funcionarios nuevos pierden seriedad. Igualmente las reuniones donde tienen que inhibirse para hablar porque hay funcionarios de nivel inferior en rango que no deben escuchar algunas decisiones de la alta dirección. Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Sólo debemos escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria.
  • Prepararla con tiempo suficiente.
  • Que haya siempre un responsable de la reunión. El líder de la Reunión, no necesariamente es el Jefe en la Empresa. Entre sus funciones principales está coordinar y garantizar que los asistentes tienen el orden del día, material actualizado y completo de la reunión.
  • Crear un planning de la reunión. En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán a cada cuestión. Con un orden del día definido previamente, que se recuerda al inicio de la reunión y a la vista de todos durante la misma.   En la que se incluye un acta y se hace seguimiento de lo acordado en las anteriores.
  • Recuerde que una reunión posible es por web conference. Esto evita desplazamientos y pérdidas de tiempo. Pero debe asegurarse de que ninguno de los participantes tienen distractores como teléfonos, emails, personas que ingresen al cubículo.
  • Elección de un espacio óptimo. A veces las reuniones salen mal por no haber reservado a tiempo un espacio apto y que tenga todo lo necesario para el buen desarrollo. Se recomiendan los espacios que dificulten las interrupciones.
  • Si la reunión está prevista que sea larga, es importante no ahorrar en buenos refrigerios.
  • Preparar presentaciones en PowerPoint o documentos para que estén en el equipo de donde se realizará la proyección (conectado al video beam).
  • Tener instalado un tablero con marcadores de tinta seca para quién requiera dar una explicación gráfica.
  • Tener cámara digital para almacenar todo lo que se escriba en el tablero como material de soporte para todos.
  • Tener grabadora digital de video, en caso de que algunos puntos de la reunión deban ser archivados para posterior consulta.
  • En caso de que se requiera material impreso, debe tenerse cada bloque en una carpeta individual para cada asistente y estar ubicado en el puesto donde se sentará cada uno.
  • Debe tenerse previsto servir café, té o agua para los asistentes. Esto permite que las personas se mantengan atentas y no tengan sueño.

Durante la Reunión de Trabajo

  • Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debemos tratar de comenzar y acabar a la hora marcada. ¡El tiempo es oro!
  • Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicará la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y se propondrá el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.
  • Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning. Realizar síntesis en cada etapa. En algunos equipos de trabajo, algún participante puede estar pensando en eludir un tema. Por tanto, en caso de que exista un nuevo tema, debe hablarse al final, si queda tiempo.
  • El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido. Debe velar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión. Un aspecto especialmente importante es que incite a hablar a los participantes. Es fundamental buscar la participación activa de los asistentes, de esta forma sacaremos más provecho a su asistencia.
  • Se hacen comentarios y discusiones sobre asuntos, ideas y hechos, nunca juicios sobre personas. 
  • No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión, ya que esto podría afectar negativamente al clima positivo de comunicación y cooperación que debemos tratar de crear y mantener.
  • Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios. Evaluación del trabajo del equipo. Suele ser lo que menos gusta y antes se descuida y, sin embargo, es vital. ¿Cómo fue la participación de los asistentes? ¿En qué se puede mejorar? Sacar conclusiones.
  • Confeccionar un sumario de la reunión que se enviará a todos los participantes durante los días siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados

 

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Author: por Dineroclub

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