CEO le dio a su personal una semana laboral de 4 días

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“Fue como la peor media hora de mi vida”, dijo Margaret Cox.

Cox, directora de ICE Group , una firma de reclutamiento con sede en Galway, Irlanda, recordaba el momento en mayo de 2019 cuando anunció a su compañía que se mudarían a una semana de cuatro días. La noticia fue recibida con “silencio absoluto”, dijo Cox.

Solo más tarde, después de revivir las tazas de té, comenzaron las preguntas. Resultó que muchos miembros del personal pensaron que el anuncio, que había sido planeado en secreto por Cox, su codirector Felim McDonnell, y un pequeño comité selecto, era una especie de broma.

No fue una broma. Cox, que pasó 10 años como senador en Irlanda y ha trabajado con ICE Group durante más de tres décadas, había comenzado a hablar con McDonnell meses antes sobre si una semana de cuatro días, en la que las horas se reducirían en un 20%, pero los salarios, el subsidio de vacaciones y otros beneficios se mantendrían igual, podrían funcionar en ICE.

Habían escuchado sobre otras compañías que estaban probando el modelo, como Perpetual Guardian de Nueva Zelanda, que se mudó a una semana de cuatro días en noviembre de 2018 después de un ensayo basado en la investigación. (El propietario de la empresa, Andrew Barnes, se ha convertido en una especie de evangelista internacional por el concepto). Y habían escuchado sobre los supuestos beneficios: trabajadores más felices y más leales, menor rotación de personal y mayor eficiencia.

Aun así, la discusión inicial no fue tan seria, dijo Cox. Pero algo sobre la idea se quedó.

Cox y McDonnell convocaron a un pequeño grupo de trabajo para reunirse durante media hora todos los días y resolver todos los posibles problemas. (En un momento McDonnell lo denominó “el comité pesimista”, ya que lo único que hizo fue expresar preocupación tras preocupación). Después de seis semanas de planificación diaria, los miembros del grupo sintieron que estaban en condiciones de probarlo. Cox lo anunció al personal a mediados de mayo, a partir de julio de 2019.

Unas 13 semanas después, ella es enfática: el personal a tiempo completo de la firma de más de 50 en Irlanda está “encantado”, los procesos son más eficientes y los indicadores clave de rendimiento que utilizan para rastrear el trabajo (como las ventas, la cantidad de personas que la empresa de colocación realiza trabajos, el porcentaje de llamadas devueltas dentro de un cierto período de tiempo se cumple y, en algunos casos, se supera en comparación con cuando trabajaban cinco días.

“Solo puedo describirlo como esa sensación de ‘semana de feriados bancarios'”, dijo Cox, refiriéndose a los fines de semana de tres días que ocurren cuando los feriados públicos les dan a los trabajadores del Reino Unido un lunes o viernes de descanso. (El personal de ICE trabaja de lunes a jueves o de martes a viernes, lo que significa que todos sus fines de semana duran tres días; un contraste con Perpetual Guardian, que deja la estructuración del tiempo a los equipos).

ICE se enorgullece de cambiar vidas para mejorar al encontrar trabajos para las personas, dijo Cox. Pero “esta fue una oportunidad para nosotros de cambiar la vida de nuestros empleados”.

Hacks de productividad para cuando estás cortando horas

Cox espera que la sensación de lujo mantenga al personal motivado para garantizar que la productividad no se deslice a tiempo; Para ayudar, la compañía ha cambiado la forma en que su personal, con sede en Galway, Dublín, Sligo y Limerick, se comporta a nivel cotidiano.

La empresa ha invertido en nuevas tecnologías que han simplificado los procesos. Pero junto a eso, “los hábitos de las personas han estado cambiando” para permitir un mayor enfoque, dijo Cox. El personal toma menos descansos ad hoc, no está “revisando Facebook cada 15 minutos” y ha guardado sus teléfonos.

Eso es parte de una carta de etiqueta que la compañía ha instituido para alentar a los colegas a respetar el trabajo de los demás. Los cambios en ICE implican horarios de inicio escalonados, y Cox dijo que ahora hay pautas establecidas que desalientan a las personas que comienzan a las 8:30 a.m. de interrumpir a los que comenzaron a las 8 a.m., y así sucesivamente.

Las reuniones también han cambiado. Cada reunión tiene una agenda con límites de tiempo para cada elemento, y las personas llegan a tiempo o corren el riesgo de que se les pida que se vayan. La firma también presentó reuniones semanales de pie de 30 minutos específicamente para personas que están bloqueadas en una tarea para pedir ayuda. La idea es que si hay un tiempo incorporado en la semana para hablar sobre los problemas, las personas que necesitan aportes no tendrán que ir en busca de colegas, lo que los sacará de los proyectos en los que están trabajando. Idealmente, también significa que la persona que necesita ayuda no perderá tiempo en un problema insoluble, sino que lo ahorrará sabiendo que se le ha asignado tiempo para abordarlo.

No volver a las viejas normas es el mayor desafío, dijo Cox.

Mientras tanto, el personal de ICE está utilizando su mayor tiempo libre de diferentes maneras. Hasta ahora, dos personas han regresado a la universidad para estudiar a tiempo parcial, y varios padres informan que pasan más tiempo con sus hijos. Otros hacen más de lo que aman, como jugar al golf, mientras que otros aprovechan la oportunidad de viajar. (Cox, quien admite que solo ha trabajado “algunas” semanas de cuatro días hasta ahora, ha usado días libres para explorar el Wild Atlantic Way en la costa de Irlanda).

Cuatro días alrededor del mundo

ICE es pionero en Irlanda, pero los sindicatos y otros grupos están presionando para que los empleadores del país prueben la estructura. Fórsa, uno de los sindicatos más grandes de Irlanda, dijo que esperaba que una estructura semanal de cuatro días pudiera ayudar a cambiar la cultura en torno a largas horas de trabajo y apoyar el empleo ante el cambio tecnológico. Recientemente organizó eventos en Dublín para llamar la atención sobre la idea de los cuatro días; Perpetual Guardian’s Barnes viajó desde Nueva Zelanda para participar en la campaña 4 Day Week Ireland, mientras que Cox realizó el viaje de 200 km desde Galway para la ocasión.

Los sindicatos del Reino Unido han estado haciendo llamados similares para acortar las semanas de trabajo. El mes pasado, el principal partido de oposición del Reino Unido, Labor, dijo que traería una semana de cuatro días a todo el país si fuera elegido, aunque no está claro cómo funcionaría la propuesta en la práctica. Dmitry Medvedev, primer ministro de Rusia, ha estado hablando seriamente sobre pasar a una semana de cuatro días, con el objetivo de abordar las tasas de desempleo, el agotamiento y la fatiga.

Barnes, cuyos experimentos en Nueva Zelanda han provocado, según él, miles de consultas de 76 países, dijo que de arriba hacia abajo no es la forma correcta de lograr un cambio. Por el contrario, las empresas necesitan probar cuatro semanas a medida para su industria, dijo.

El propio modelo de Perpetual Guardian consiste en medir la productividad lograda en cinco días y hacer una evaluación comparativa de ese estándar, y luego permitir que los equipos y las personas descubran cómo llegar allí en el 80% del tiempo. Si lo logran, obtienen un día a la semana para usar como quieran; pero si la productividad cae, los términos de los contratos de Perpetual Guardian significan que puede pedirles a los trabajadores que regresen a un horario de cinco días.

Ajustando el equilibrio

El enorme interés en condensar la semana laboral ha llevado a Barnes a comenzar una fundación llamada 4 Day Week Global. También ha escrito un libro y últimamente ha pasado gran parte de su tiempo “tomando café en 76 países” para hablar sobre cómo hacer el cambio. Hay un interés particular en el Reino Unido, dijo, que incluye al menos dos grandes empresas que realizan pruebas. (Mantienen un perfil bajo hasta que se obtienen los resultados, dijo Barnes, explicando por qué no pudo revelar exactamente qué empresas están experimentando).

¿Por qué Barnes ha girado su vida para centrarse en la misión de cuatro días a la semana?

“El mundo está pasando por una epidemia bastante horrible en torno al estrés, la salud mental, el colapso casi del tiempo libre”, dijo Barnes a Quartz.

Una semana de cuatro días “comienza a ajustar el equilibrio”, dijo. “Ese equilibrio, una vez restaurado, fluye hacia muchas otras cosas”.

Viajar menos conduce a niveles más bajos de contaminación y más tiempo para que los padres pasen con los niños, dijo Barnes. Argumentó que los efectos secundarios incluso pueden ayudar a las sociedades a lidiar con el problema de la pérdida de empleos debido a la automatización, porque los trabajadores ahora tienen más tiempo para mejorar sus habilidades. Las semanas de trabajo más cortas también pueden cambiar la dinámica de las brechas salariales de género, ya que las mujeres que regresan al trabajo después de convertirse en madres, un momento de carrera que, según la investigación, a menudo es el comienzo del salario de las mujeres que difieren de los hombres y terminan en niveles más bajos, pueden negociar en la salida, no el tiempo pasado en la oficina.

“Devuelve el tiempo libre”, dijo Barnes. “Y debido a que hace que las empresas piensen en la producción, no en el tiempo en la oficina, también conduce el impulso hacia un trabajo totalmente flexible”.

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