5 principales retos frente al tema de gestión documental

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El entorno digital en el que las empresas operan en la actualidad ha hecho que muchos gerentes enfrenten diversos retos a la hora de implementar un sistema de gestión documental.

Por norma general, los gerentes de las compañías suelen prestar más atención a los activos financieros y de recursos humanos, para los que contratan un software de gestión especializado. Enfrentándose a retos que se presentan con la implementación de un nuevo sistema.

En el siguiente video, Simón Escobar (sescobar@servisoft.com.co), Gerente Comercial de Servisoft S.A. nos explica cómo saber si tu Empresa necesita un sistema de Gestión Documental.

El entorno digital en el que las empresas operan en la actualidad ha hecho que muchos gerentes enfrenten diversos retos a la hora de implementar un sistema de gestión documental.

Por norma general, los gerentes de las compañías suelen prestar más atención a los activos financieros y de recursos humanos, para los que contratan un software de gestión especializado. Enfrentándose a retos que se presentan con la implementación de un nuevo sistema.

La nueva forma de acceder a la información que se genera a diario relativa a:

  • Clientes
  • Proveedores
  • Documentación legal y financiera

Puede acabar colapsando al personal y, por ende, a la empresa.

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Vale la pena recordar que implementar un sistema de gestión documental en el ámbito empresarial, ayudará a organizar los datos acumulados y permitirá, por lo tanto, una gestión adecuada de toda la información a la que acceden los usuarios.

La implementación de un sistema de gestión documental mejorará la efectividad de todas las acciones que se llevan a cabo en la empresa, además de mejorar la relación con los usuarios, se podrá contar con información accesible y bien clasificada, lo que favorecerá la toma de decisiones en el trabajo diario del personal de la empresa.

Pero recuerda: para algunos gerentes un sistema de gestión documental no es más que una herramienta que representa nuevos retos.

Al implementar este tipo de sistemas de gestión los gerentes deben adaptarse a una serie de cambios y afrontar un conjunto de retos que les permitirá adaptarse al 100% a esta era digital en la que funcionan.

5 principales retos

A continuación, te presentamos los 5 principales retos que se le presenta a la gerencia frente al tema de gestión documental.

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Gestionar correctamente los activos de información de riesgo:

Los activos de información de riesgo son aquellos archivos o documentos que son considerados con información confidencial, o por el contrario aquellos archivos que tienen algún tipo de vinculación legal o fiscal.

Saber administrar y organizar correctamente este tipo de información es vital para la supervivencia de una empresa. Y es que las multas que puede ocasionar la pérdida de información legal importante al implementar un sistema de gestión documental pueden llegar a ser tan altas, que podrían hasta llevar a la ruina a cualquier organización.

Un software de gestión documental incorpora la opción de digitalización de archivos, que, junto con una buena supervisión de personal apropiado, facilita este tipo de ejercicios.

Integración de la normativa ISO a la gestión documental:

Las normas ISO de gestión de la calidad y los servicios en las empresas no solo están relacionadas con los procesos de producción y organización. La gestión documental también debe integrarse dentro de esos estándares de calidad propuestos por las normas internacionales. Los programas de gestión documental facilitan esa integración, al estandarizar muchos de los procesos de una forma fácil y automática.

Consideración de la importancia de la documentación en la empresa:

Por norma general, los activos relacionados con la información se han considerado secundarios. Los más importantes han sido los que más resultados generan en el corto plazo, como por ejemplo los relacionados con el capital o los recursos humanos.

Esta tendencia está cambiando, y muchos directivos se han percatado de la necesidad de introducir herramientas como el software de gestión documental para potenciar la eficiencia de los procesos productivos de la empresa. La estrategia de la compañía también sale beneficiada con este tipo de gestor documental, ya que mejora la toma de decisiones para el futuro.

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Digitalización de activos físicos:

Muchas empresas que aún conservan una estructura tradicional poseen estantes llenos de documentación organizada caóticamente. Para poder aprovechar todas las utilidades de un sistema de gestión documental de forma efectiva, es necesario que todos los documentos y archivos se digitalicen.

Este proceso no debe hacerse sin tener las ideas totalmente claras y los objetivos bien definidos, ya que la tecnología utilizada para transformar esa información y la forma en que posteriormente se administrará es lo que demarcará el éxito del proyecto.

Integración con otros softwares de gestión presentes en la empresa:

En la actualidad, muchas compañías, incluso las pequeñas y medianas empresas, cuentan con este tipo de soluciones empresariales. Es por esta razón que lo ideal es que se realicen los procesos de integración necesarios para que todos los sistemas operen en sintonía y la efectividad de todas las herramientas multiplique la productividad final de la corporación.

En definitiva, un software de gestión documental automatiza muchos de los procesos relacionados con la gestión y administración de documentos de las empresas. Aun así, los gerentes no escapan a la situación de hacer frente a una serie de retos que facilitan la puesta a punto de estos programas de gestión permitiendo la integración total en la era digital en la que vivimos.

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