25 técnicas para mejorar el trabajo en la oficina

Mejorar la calidad de nuestro trabajo es vital para la subsistencia de toda compañía.

Meeting

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  1. Evita los reprocesos. Lo más crítico en un proyecto o en una tarea es repetir varias veces lo mismo. Seguir quemando tiempo en la misma idea y volver a cambiar lo que ya está hecho. Eso denota simplemente inseguridad o quizás un equipo de trabajo demasiado grande donde nunca se ponen de acuerdo. Los equipos de trabajo pequeños toman mejores decisiones.

  2. Antes de entrar a trabajar fíjate tres tareas clave para hacer a primera hora y hazlas! Si es posible no aceptes llamadas ni otras interrupciones.  Organiza los temas pendientes de la semana al inicio de cada día. Refresca tus obligaciones para los próximos días, que tienes en curso y que tienes que finalizar. Refuérzalo con un vistazo a tu agenda. 

  3. Marca unos horarios estrictos de entrada y salida. Pueden variar 5 o 10 minutos, pero no más. Focaliza en el trabajo, eliminando las distracciones y actividades que no tienen nada que ver. Trata de realizar las tareas en el tiempo destinado para hacerlas. Trabajar más horas no significa rendir. Trabajar más allá del agotamiento no es productivo.

  4. Cuida tu alimentación. Llevado algo para comer a media mañana o media tarde, una pieza de fruta por ejemplo. Eso te mantendrá con buenos niveles de energía.

  5. No abuses del café. Vemos muchos consumidores compulsivos de esta bebida. Puedes igualmente utilizar el té. Tomar café en exceso puede alterar tus nervios.

  6. Haz pausas. Pequeñas pausas entre el final de una tarea y el inicio de la siguiente, te servirá para establecer un separador psicológico entre los dos asuntos. Si te cuesta abandonar tu puesto tantas veces, busca una ventana y deja que tu mirada se pierda durante un par minutos.

  7. Si haces jornada dividida, desconéctate a medio día. Nada de hablar de trabajo. Ve a comer a casa y habla con tu mujer, o sal con una amistad o compañero de trabajo a almorzar. Reserva un tiempo para dar un paseo en un parque cercano, recargarás tus pilas.

  8. Los asuntos por email que puedas solucionar con una respuesta rápida, ejecútalos. Igualmente si sucede alguna urgencia, debes resolverla para evitar “la carga mental” de estrés. De esta forma le darás fluidez al trabajo de los demás. Guarda en una carpeta de pendientes aquellos temas que requieren una mayor disponibilidad de tiempo. Esto con el objetivo, de no interrumpir demasiado la actividad que estás realizando.

  9. Mucho cuidado con el celular y el teléfono. Vivir atento a este equipo te convierte en dependiente y te distrae continuamente. Mucho mejor si las comunicaciones acostumbras que te las hagan por escrito en un email. Las cosas que te dicen verbalmente por celular, corren el riesgo de olvidarse.

  10. Mantén tu entorno de trabajo limpio y ordenado, con el número imprescindible de objetos y herramientas sobre la mesa. Evitarás distracciones y enfocarás en tus tareas más fácilmente. Adicionalmente podrás asegurarte de extender tu brazo sobre la mesa y evitar fatigas físicas en tus brazos por trabajar en un espacio restringido.

  11. Trata de tener una hoja sobre la mesa para anotar pendientes, también puedes usar una aplicación como Evernote o OneNote para controlar lo que va saliendo, pero contar con papel y bolígrafo te puede solucionar algún momento de creatividad desatada en forma de mapa mental o croquis. Si quieres ir más allá y estimular tu creatividad, debes tener lapiceros de diferentes colores para hacer tus diagramas en forma organizada.

  12. Trabaja con una bandeja de entrada, electrónica y para papel. Es importante saber dónde enviar todo lo que genera nuestra actividad, para después recuperarlo sin pensar dónde lo hemos dejado. La bandeja con papel recopilará correo y otros documentos que todavía no recibes en forma digital. Papel que sobre y puedas tirar a la basura mucho mejor. Así no congestionarás tu escritorio.

  13. Aprende a vaciar la mente. Vuelca todos tus pensamientos, asuntos incompletos y problemas  sobre un papel en blanco. Apunta cada llamada, correo o decisión y envía a tu bandeja de entrada. 

  14. Necesitas un sistema de listas para administrar todos los asuntos con los que estás trabajando. Hay aplicaciones muy interesantes estilo “to do” que maneja los temas por realizar. Puede ser incluso la lista que trae Outlook.

  15. Mantenga su lista de pendientes actualizada. Ve descartando toda actividad que ya hallas cumplido. Agrega cada actividad en el momento en que se genera. Maneja por colores las prioridades.

  16. Si hay alguna interrupción, anota lo que estás haciendo en este momento, te será útil para reengancharte.

  17. No puedes influir en la productividad personal de los demás. Envía cualquier petición a su ‘bandeja de entrada’, no puedes imponer una ‘siguiente acción’ a otra persona (si no es un subordinado). Confía en su criterio de organización. El que vive atento a lo que los otros hacen, con seguridad que no ejecuta lo que tiene que desarrollar a modo personal.

  18. Jamás tomes las críticas a tus ideas como algo personal. Cuando te pidan opinar sobre un tema, es válido dar una opinión positiva o una idea que respalde el tema. Desafortunadamente cuando a las personas les dicen que opinen tratan de decir algo negativo o buscar un defecto, muchas veces en forma extrema. Siempre evalúa el punto de vista de los demás y entrega una respuesta sobre si estás de acuerdo o no. Si tu punto de vista crees que es mejor, defiéndelo con buenos argumentos, en caso de ser necesario, en presencia de un tercero (ojalá jefe) que te permita definir temas. En ocasiones las diferencias entre dos personas quedan eternamente sin un ganador, y para esto nada mejor que un tercero que tome la responsabilidad y brinde la última palabra.

  19. Dialoga con los compañeros. Tanto para coordinar proyectos, como para saber cómo les va la vida. Un contacto directo y franco facilita la relación, aunque no llegue a ser nunca estrecha.

  20. No te dejes arrastrar por las emociones. Enfría la cabeza y plantea los problemas con un lenguaje correcto. Quizá tú no eres quien genera el problema, pero puedes ser parte de la solución. 

  21. No te sientas culpable por lo que no funciona, o por lo que no acaba de arrancar. Pensar no te ayudará a corregirlo. Reflexiona, revísalo y ponte una acción a realizar para empezar a corregirlo. No te concentres en sacar adelante imposibles. Concéntrate en lo que genere más resultados y sea más rentable para tu compañía.

  22. Maneja la frustración. No hay razón para sentirse frustrado porque tu idea no se impone. Simplemente no es el tiempo para esa idea, o no es la prioridad. La responsabilidad de un buen trabajo es de la colectividad, no es solamente tuya.

  23. Dedica tiempo para la creatividad. El ser Humano se regocija mentalmente cuando tiene la oportunidad de generar nuevas ideas. Gracias a estas nuevas directrices tu empresa podrá diferenciarse de las demás. Dedica entre un 10% y 20% de tu tiempo a analizar qué puedes mejorar en tu trabajo, en la empresa y qué estrategias pueden lograr que tu compañía mejore su competitividad.

  24. Reserva tiempo de calidad para tu familia y para ti. Esta muy bien que trabajes al 100% y te formes, pero no todo es el trabajo. Haz actividades con la gente cercana, no dejes que los problemas laborales te consuman y te sirvan como excusa para perderte esos ratos que te llenan.

  25. Planifica más allá de un mes vista. A un año o dos, o crea una visión de futuro y anótalo. Tenerlo por escrito y revisarlo a menudo te servirá para ver cómo evoluciona. Esto te sirve para ver cada actividad en un marco a mediano y largo plazo. Esto permite que no vayas a ciegas sólo considerando el siguiente metro que tienes que caminar.

Author: por Dineroclub

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