Flujos de Trabajo: Factor de Productividad en su Empresa @servisoftco – Servisoft S.A.

En la actualidad cientos de empresas privadas y públicas de Colombia se benefician de sistemas de Gestión Documental y Flujos de Trabajo que agilizan y permiten un control minucioso de sus procesos. Empresas como EPM, Indeportes, Aeronáutica Civil, Gobernación de Antioquia, Leasing Bancolombia, Cámara de Comercio de Cúcuta, entre muchas otras, ya utilizan el sistema de gestión documental y flujo de trabajo de Servisoft S.A. (www.servisoft.co). Una empresa mediana en promedio puede tener 25 flujos de trabajo (procesos).

PROCESOPERIODICO

Ejemplo de Flujo de Trabajo en un Periódico. Una empresa puede tener decenas o hasta cientos de flujos de trabajo

Un flujo de trabajo (en inglés workflow ) es un conjunto de tareas o sucesos que están interconectados, conformando el diseño de un proceso de negocio.

Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. 

PAPELES

con un sistema de Gestión Documental como Mercurio de Servisoft, se acaban estos ambientes llenos de papeles en los escritorios y ocupando espacios innecesarios en sus oficinas

Pensemos, por ejemplo, en un flujo de ventas dentro de una determinada empresa: el comercial visita al cliente, recopila el pedido, se transmite el pedido de cliente al departamento de envíos, se confecciona el pedido, se prepara la documentación, se envía con un mensajero y posteriormente se reclama el cobro de la factura.

El propósito de los sistemas de flujo de trabajo, (o BPMS, business process management systems), es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos. Los sistemas de flujo de trabajo facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.

VLADIMIRPENAPINZON

Ing. Vladimir Peña Pinzón, Presidente de Servisoft S.A. – Productores y Comercializadores del Software Mercurio para Gestión Documental y Flujos de Trabajo

Objetivos de un sistema de workflow (flujo de trabajo)

  • Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.
  • Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.
  • Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.
  • Facilitar la movilidad del personal.
  • Soportar procesos de reingeniería de negocio.
  • Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.
  • Adicionalmente optimizar el servicio
  • Mejorar la gestión del conocimiento
oficinamoderna

En las Empresas modernas hay poca documentación en los escritorios y los procesos se coordinan gracias a un sistema de Gestión Documental y Flujos de Trabajo como Mercurio de Servisoft S.A.

Las ventajas principales de definir un workflow son:

– Se facilita la disposición de procedimientos, que resultan fáciles de seguir por parte de los trabajadores, aclara mejor en qué estado se encuentra cada caso y mejora la eficiencia de la organización

– Se simplifica los trabajos a través de procesos o tareas automatizadas que puede realizar el sistema MERCURIO que cuenta con funcionalidades para permitir flujos de trabajo en dicho sistema. 

workflows

Hay diversos estándares para crear flujos de trabajo. Este es un ejemplo de un diagrama conceptual.

Se pueden distinguir tres tipos de actividades:

    • Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.
    • Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.
    • Actividades de coordinación. Un grupo de usuarios realiza procesos internos que dependen en tiempos y movimientos de los trabajos de esos usuarios. Un proceso no se finaliza hasta que todos los usuarios comprometidos en el proceso han ejecutado una labor.
    • OFICINAESTRESADA
    • La Gestión Tradicional de Procesos y Documentos paraliza a Empresas Privadas y Públicas

Cómo crear el flujo de trabajo en una Compañía

  • Crear un flujo de trabajo consiste en seguir cinco pasos:

    1. Recopilar
    2. Procesar
    3. Organizar
    4. Revisar
    5. Hacer
  • Esta es la forma más eficaz de capturar, pensar, organizar y administrar el inventario de todas las cosas con las que tenemos, queremos o necesitamos hacer algo en un momento dado.

    Sin embargo, para que estos cinco pasos sirvan para algo, hay que seguirlos de forma correcta.

    Así, recopilar implica captar todos los inputs “en crudo”. Esto significa que hay que capturarlo TODO y que hay que recopilar las cosas la primera vez que aparecen en nuestro radar. “En crudo” significa que recopilar es solo eso, capturar cosas. La acción de recopilar se expresa llenando unos contenedores a los que en GTD nos referimos de forma genérica como “bandejas de entrada”. Si cuando recopilas, también tomas decisiones sobre lo recopilado, estás recopilando mal.

    Las decisiones sobre qué hacer o no hacer, con qué o con quién y cuándo o dónde hacer algo se deben tomar en un paso aparte, completamente independiente del primero, llamado procesar.

    Organizar consiste en depositar las acciones resultantes de nuestras decisiones en los contenedores apropiados para verlas solo cuando tiene sentido y podemos hacer algo al respecto.

    Evaluar supone tener en cuenta tanto las partes como la totalidad del sistema para poder llevar a cabo elecciones fiables sobre qué hacer en cada momento.

    Hacer es la expresión última de la productividad. No es suficiente con los pasos anteriores porque, si bien la productividad personal depende sobre todo de la calidad de las decisiones que tomas, si no haces, no eres una persona productiva. 

    Cómo comunicarse con Servisoft S.A. 

    Para conectarse con Servisoft puede visitar su web: www.servisoft.co

    PBX Medellín:  4160055 / PBX Bogotá: 6171363

    email: servicioalcliente@servisoft.com.co 

Author: por Dineroclub

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