Las empresas usan menos papel cada día – Servisoft S.A.

Las Empresas modernas cada día utilizan menos papel debido a que mejoran su eficiencia, protegen la naturaleza y sus operaciones son más transparentes y controladas.

Afortunadamente muchas empresas han visto que producir y procesar documentos digitales que jamás llegan a imprimirse es una opción importante para procesos internos.  ¿Para qué imprimir un papel si lo tienes que hacer firmar por un compañero de trabajo para un proceso interno?

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Ingeniero Vladimir Peña Pinzón, Presidente de Servisoft S.A. – Líderes en Gestión Documental

Desde el punto de vista ecológico: Se utilizan unos 17 árboles para fabricar una tonelada de papel. Es decir que, si al menos se reciclan unos 54 kilos de papel, se ahorraría el uso de 1 árbol en la industria. Un árbol proporciona oxígeno para que respiren 3 personas al día. Por cada tonelada de papel que desperdiciamos se acaba el oxígeno diario para 54 personas. 

Fabricar un kilo de papel, aproximadamente a 4 cuadernos de 100 hojas, gasta 324 litros de agua. De hecho, la industria papelera es la que más fuentes de aguas de lagos o estanques utiliza. 

Cada año se publican en EE.UU más de 2 mil millones de libros; 359 millones de revistas y 2.400 millones de periódicos. Se destinan 75.000 árboles para destinar ese papel sólo en la edición dominical del periódico New York Times de EE.UU.

Desde el punto de vista económico: Una empresa de 500 empleados puede gastarse más de 250 millones de pesos al año solo en el papel y las impresiones que hace, e incluso una empresa pequeña debe destinar para la gestión de su archivo, cuando los documentos son físicos, por lo menos 20 millones de pesos en ese mismo periodo.

Cada fotocopia cuesta 75 pesos, un fax 250 y una impresión 170 pesos en promedio, mientras que el envío de un correo electrónico cuesta apenas 7 pesos. 

Si esto no bastara para justificar la pertinencia de las campañas que apuntan al ‘Cero papel’ en las empresas, también hay que tener en cuenta que en los últimos 50 años se ha perdido en el mundo una superficie de bosque equivalente a China y la India. En Colombia, cada año se talan 20 millones de árboles para fabricar papel, de acuerdo con cálculos suministrados por la firma ServiSoft (www.servisoft.co), que realiza el trabajo de gestión documental para 192 grandes empresas del país, muchas de ellas grandes, como EPM y Codensa y Conciviles, lo mismo que para un buen número de otras entidades públicas, como la Aerocivil, a través de su sistema Mercurio Web (dirigido a empresas grandes y medianas) y ahora con su sistema en la nube Mercurio Cloud (orientado a PyMEs).

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Además de la tala de bosques tenemos las montañas de basura generadas por el papel y el cartón. Se hace necesario bajar el uso excesivo e innecesario del papel

La información que se produce en el mundo crece a un ritmo de 30% anual desde 1999. Esto convierte al papel en una verdadera amenaza ecológica y uno de los factores importantes en el calentamiento global.

Otro tipo de argumentación para la aplicación de tecnologías tiene que ver con la eficiencia que se logra y el tiempo que se gana cuando se reemplazan los documentos físicos por su presentación virtual. Ya no tendrá que ir un compañero de puesto en puesto entregando y recogiendo papeles físicos. Todo se maneja a mayor velocidad desde la pantalla. Buscar un documento físico en promedio quita 20 minutos a un funcionario.

Se estima que en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de 500 horas por empleado al año buscando documentos. Es más, este ejercicio representa entre el 10 y 20% del tiempo laboral de cualquier empleado.

“Las empresas casi nunca calculan cuánto cuesta que un funcionario se ponga de pie, vaya al archivo, saque el documento y lo lleve a un escritorio. Además de que hay otros costos ocultos, como el que significa no tener una póliza a tiempo o los documentos para una contratación o contestar una demanda”, anota el ingeniero de sistemas Vladimir Peña Pinzón, gerente de ServiSoft (www.servisoft.co).

De ahí que en la era digital la habilidad de manejar adecuadamente la información a nivel corporativo se haya convertido en un requisito para el éxito de las compañías. “Con el tiempo vas a dejar de ser competitivo si no implementas esto”, advierte Vladimir Peña Pinzón al indicar que, de hecho, ya las grandes superficies no admiten proveedores que no cuenten con códigos de barras.

La gestión documental está definida como el conjunto técnico-administrativo de actividades que buscan el manejo eficaz, efectivo y organizacional de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

En un principio estos eran procesos complejos y costosos en equipos, licencias y consultorías, que podían significar desembolsos de entre 200 y 300 millones de pesos anuales, lo cual los hacía exclusivos de grandes empresas. Sin embargo, con el tiempo y la posibilidad de subir información a la nube se han hecho menos indispensables los servidores locales y se han abaratado. Hoy, de acuerdo con Vladimir Peña, una pequeña o mediana empresa puede obtener el servicio completo, con todo y alquiler de equipos, entre 2 y 5  millones de pesos anuales. Las PyMEs ya no tienen que sacrificar capital de trabajo y además pueden hacer mucho más eficiente su compañía.

“Es toda una ventaja cuando se compara con el pago de una secretaria que maneje el archivo, que con prestaciones sociales y otras arandelas, vale de 1,8  millones de pesos mensuales”, añade, o quedando la opción de utilizar practicantes, que hacen un trabajo muchas veces no tan efectivo, por no conocer a fondo la compañía y por no estar comprometidos a largo plazo con las organizaciones. 

La ventaja es que los sistemas digitales pueden controlar cada paso, tomar tiempos, distribuir automáticamente trabajo de acuerdo con las cargas individuales y controlar lo que hace cada empleado.

BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN

  • Se logran organizaciones más productivas
  • Procesos y servicios más efectivos
  • Uso óptimo de los recursos
  • Buenas prácticas de gestión documental
  • Disminución de papel, materiales de archivo y almacenamiento
  • Mejorar el acceso a la información
  • Mayor control y seguridad de la información
  • Eliminar la duplicidad de documentos
  • Disminuir el tiempo de localización y búsqueda de papeles

Qué servicios presta Servisoft S.A. 

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario 

Cómo comunicarse con Servisoft S.A. 

Para conectarse con Servisoft puede visitar su web: www.servisoft.co

PBX Medellín:  4160055 / PBX Bogotá: 6171363

email: servicioalcliente@servisoft.com.co 

Author: por Dineroclub

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