¿Por qué una empresa debe modernizar su proceso de gestión documental?

Para la mayoría de los Empresarios, aún no es claro, qué beneficios se obtienen al aplicar una solución y un proceso de gestión de documentos a la medida de su Empresa.

Consultamos con la firma Servisoft S.A. ( www.servisoft.co ) sobre las razones por las cuales una empresa necesita hacer cambios en su sistema de gestión documental que se realiza habitualmente en forma manual, y crear un proceso profesional para gestionar su información tanto física como digital. Para comunicarse con Servisoft y ampliar este tema puede escribir a servicioalcliente@servisoft.com.co  o a los PBX en Medellín 4160055 o PBX en Bogotá 6171363.

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Ing. Vladimir Peña Pinzón, Presidente de Servisoft y reconocido como uno de los 100 Gerentes más Exitosos de Colombia en 2015 según la revista GERENTE

1- Mayor eficiencia corporativa y productividad del personal

Si complementa su sistema de archivo físico con una solución digital que lo administre, los empleados acceden fácilmente a la documentación empresarial. El flujo de información se optimiza. En vez de dedicar tiempo a buscar documentos, el personal se centra en tareas más importantes y en tomar decisiones acertadas para mejorar los resultados finales.  En promedio, un Funcionario gasta 18 minutos para encontrar un documento.  Después de digitalizado, se encuentra en segundos!
proceso de gestión documental

Diagrama Resumido del Proceso de Gestión Documental.

2- Reducción de los Costos de Archivo físico
 
De ningún modo el archivo físico se suprime. Lo que sucede es que se puede trasladar a una bodega con menor costo por metro cuadrado, ya que no es necesario que permanezca en las oficinas de la Empresa. En ese sentido, Servisoft, le ofrece incluso el almacenamiento físico de sus documentos.  
Estadísticamente la cantidad de papel para archivar en las compañías, se duplica cada 4 años. Llega el momento en que los archivos ocuparán en las empresas el espacio de varios puestos de trabajo. 

Para una compañía, guardar en sus oficinas documentos documentos en papel tienen un costo elevado. Un archivo de cuatro cajones ocupa mucho espacio en la oficina y puede costar U$1500 dólares al año (dependiendo del sector donde esté ubicada la Empresa). Mantener doce archivadores de este tipo requeriría contratar a una persona adicional. El cambio a un sistema de gestión documental digital permite ahorrar en archivado de documentos, copias, impresión, envíos y personal. En este caso particular, con Servisoft, esta cifra se reduciría un 80%, permitiendo que las empresas utilicen el área de sus oficinas en su totalidad para generar espacios de trabajo más cómodos para los funcionarios.

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Una de las Plantas de Procesamiento y Almacenamiento que tiene Servisoft S.A. en Colombia. En sus Plantas se guardan miles de cajas con información que el usuario puede consultar desde la comodidad de su escritorio, sin manipular el documento físico.

3- Cumplimiento con las normas del Gobierno y Seguridad en el manejo de la información

Una solución como MERCURIO (creada y distribuida únicamente por Servisoft S.A.)  permite controlar el acceso a información confidencial. Se garantiza el cumplimiento de la normativa gubernamental y del sector,  mediante la automatización de los procesos de gestión de registros financieros y retención. En el caso particular de Servisoft S.A., esta firma presta el servicio a entidades Gubernamentales como Gobernación de Antioquia, Alcaldía de Medellín y Aerocivil entre muchas otras. Esto garantiza que los protocolos de seguridad están de acuerdo a los estándares internacionales y en lo que respecta a la parte legal, las PyMes están totalmente cubiertas porque se ajusta perfectamente a las exigencias del estado Colombiano. Y lo importante de estos procesos no solamente es la seguridad informática: Desde el punto de vista físico, se estima que un 5% de los documentos en algún momento se extravían. Con la custodia documental de Servisoft, los documentos permanecen en un lugar seguro, debidamente archivados y con el cuidado que el papel requiere desde el punto de vista ambiental, para evitar su deterioro.

Con la aplicación MERCURIO, las empresas tienen la opción de adquirir la versión Web que ejecuta en sus servidores (computador central) o la versión Mercurio Cloud que se aloja en los servidores que tiene Servisoft contratado con Amazon Web Services en los Estados Unidos.

4- La empresa operará aunque existan siniestros 

Cuando hay incendios o inundaciones, gran parte de la información se pierde. Este puede ser el final para muchas compañías cuando no cuentan con este tipo de procesos de gestión documental automatizados y con su archivo físico custodiado en una planta diseñada para tal fin.
5- Transparencia en el manejo de la información.
Con un sistema de gestión documental como Mercurio, la información permanece inalterada. Los papeles físicos son falsificables y se pueden cambiar, pero si su empresa tiene material custodiado y con una solución informática que le permita consultar, pero no modificar el documento, se garantizará que su información estará como originalmente se generó.  
6- Información Digital que no llega a imprimirse.
Un enorme beneficio es permitir que trámites que antes necesitaban un documento impreso, ahora sean únicamente digitales. Por ejemplo, si se solicita un permiso, todo queda registrado digitalmente sin necesidad de perjudicar al planeta con una impresión en papel innecesaria.  

Sólo los usuarios registrados y con privilegios informáticos podrán verificar la información. Gran parte de esta información, nunca llega a imprimirse. Es solo digital.

7- El poder de los Metadatos (Big Data)
Cada hoja que ha sido digitalizada o que se originó en forma digital, cuenta con metadatos que es información que extracta las principales características de cada documento. Adicionalmente permite relacionarlo de inmediato con otros documentos con los que tenga relación funcional. 
8- Registro de Consulta

Se tiene un conocimiento preciso sobre quiénes han consultado la información. De la misma forma, no existirá la posibilidad de que personas que no deban consultar información confidencial puedan revisarla. Cuando el archivo es físico, solo basta un descuido para que las personas consulten información confidencial.

9- Los Flujos de Trabajo Automatizados
Toda empresa tiene Flujos de Trabajo (procedimientos ajustados a las reglas y operación de la compañía), pero cuando estos se ejecutan manualmente, es de difícil verificación en qué parte van los procesos. Con Mercurio es posible que el software ejerza un control sobre el orden de cada procedimiento y maneje en forma proactiva el estado de cada proceso, evitando o informando sobre atrasos en las gestiones, y manejando indicadores objetivos que permiten medir la eficiencia de sus funcionarios. Con Mercurio, sus Workflows se convierten en la columna vertebral de su organización, generando una perfecta sinergia con la ERP que la empresa utilice.  Los Workflows permitirán que todos sus procedimientos cumplan con los tiempos previstos, evitando atrasos, multas y obteniendo descuentos al realizar pagos oportunos gracias a una labor bien coordinada.
10- Puestos de trabajo libres de papeles!
Aunque es ideal llegar al 100% de la eliminación del uso del papel, en términos prácticos, hay algunos documentos que requieren un trámite físico, con lo cual se tienen que manipular los originales, pero jamás hacer fotocopias.  Los puestos de trabajo en su empresa lucirán libres de esas anticuadas bandejas para ubicar papeles en trámite, sus cajones estarán libres para guardar otras cosas diferentes a documentos. Evitar la manipulación de los documentos físicos permitirá conservarlos adecuadamente y evitará que éstos se pierdan accidental o intencionalmente. 

 

Este tipo de escritorio lleno de papeles ya no se verá en su Empresa cuando esté implementado un proceso profesional en Gestión Documental

Author: por Dineroclub

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