Protocolo en las Juntas de Negocios @alvarodabril

Una mala práctica en muchas compañías es vivir de reunión en reunión. Los malos funcionarios viven buscando reuniones para matar el tiempo. Las reuniones corporativas no son sociales, se trata de conversar temas de interés para la Empresa. 

Reuniones Corporativas

Una reunión se sustenta entre otras muchas cosas, en la persona que la dirige. Hay que definir de forma muy clara los temas a tratar, los objetivos de la reunión y hay que hacer una correcta preparación de los temas. Hay que trazar un correcto plan de desarrollo y prever posibles situaciones que se puedan producir. Hay que evitar la improvisación. Todas las personas deben contar un un temario previamente socializado.

Cómo llevar el Orden de una Reunión

1. Antes de la reunión:

  • Prepararla con tiempo suficiente.
  • Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Sólo debemos escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria.
  • Crear un planning de la reunión. En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán a cada cuestión…
  • Convocar con antelación suficiente a los asistentes para que tengan tiempo para preparar sus intervenciones.
  • Enviar el planning a todos los participantes.

2. Durante la reunión:

  • Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debemos tratar de comenzar y acabar a la hora marcada. ¡El tiempo es oro!
  • Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicará la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y se propondrá el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.
  • Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning. Realizar síntesis en cada etapa.
  • Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.
  • El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido. Debe velar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión. Un aspecto especialmente importante es que incite a hablar a los participantes. Es fundamental buscar la participación activa de los asistentes, de esta forma sacaremos más provecho a su asistencia.
  • No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión, ya que esto podría afectar negativamente al clima positivo de comunicación y cooperación que debemos tratar de crear y mantener.

3. Al finalizar la reunión:

  • Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios…
  • Sintetizar las conclusiones esenciales
  • Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.
  • Agradecer la participación de los asistentes.

4. Después de la reunión:

  • Confeccionar un sumario de la reunión que se enviará a todos los participantes durante los días siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados…
  • Si fuera necesario se convocaría a los asistentes a la siguiente reunión.

Llevar la reunión

Dirigir una reunión, no es una tarea sencilla. Sin apenas notarlo, en cualquier reunión se exteriorizan cualidades personales como su educación, los conocimientos generales, la formación de la persona, la experiencia y sus buenas maneras y cualidades. Sobre todo conocemos si domina el tema de la reunión o si realmente sólo conoce ciertos aspectos generales sobre el mismo. Hay que trazar un plan flexible, sin objetivos rígidos que den lugar a posibles discusiones o alteraciones de los objetivos finales.

Lo que no hay que permitir, es que los Empleados que quieren brillar conversando sobre temas repetitivos, hagan perder el tiempo del grupo.

Tipos de Reuniones

Podemos decir que existen tantos tipos de reuniones como temas, departamentos o motivos haya para organizarlas (reuniones de ventas, de marketing, de lanzamiento, firmas de acuerdos, tratados, cooperación, de accionistas, de negociación, entre otros tipos). 

Dónde se organiza

Lo primero es elegir el espacio adecuado al tipo de reunión. Aunque nos parezca algo evidente, una pequeña reunión requiere una sala pequeña, y una gran reunión (como suelen ser las juntas de accionistas de grandes empresas), requiere una gran sala o espacio. Es un tema bastante importante, ya que el espacio elegido puede ser un punto clave en el clima general de la reunión (sobre todo si es una negociación). Sentar a cinco o seis personas, en un gran salón donde se pierden sus voces y sus miradas, no es un buen comienzo. Sentar una nutrida delegación en un sitio demasiado pequeño, tampoco es una elección correcta, ni un buen inicio para la reunión.

Organizar la reunión

Una vez elegido el sitio de la reunión hay que proceder con los detalles. Hay que diferenciar la reunión según su tamaño y las personas que asisten. Si es una reunión pequeña y de empresa, puede ser el propio director o conductor de la misma quien ubica a los asistentes (el mismo les indica donde situarse). Si la reunión es más numerosa  y participan muchas personas, es conveniente colocar un cartel en el sitio correspondiente con el nombre y cargo de la persona que va a ocupar ese sitio. Si hay delegaciones, se pueden colocar unos carteles generales con el país o empresa de la delegación o grupo (que abarque un número determinado de sitios) y luego más detallados, cada cartel individual.

Una vez situados todos los asistentes, se procede a una salutación o bienvenida de los asistentes a la reunión. Si es preceptivo se puede dar lugar a una presentación uno a uno de los asistentes, o solamente presentar a los “conductores” o representantes principales de la reunión. Posteriormente es vital, aclarar las premisas de la reunión de forma precisa:

1. Exposición del tema principal. Esquematizar el asunto principal.

2. Aportación de puntos de vista de los asistentes.

3. Establecimiento de turnos.

4. Puntos clave a discutir y posibles conclusiones finales.

Consejos de interés

Hay que suscitar el interés de los participantes desde el principio. Hay que evitar las conversaciones privadas que suelen distraer y no suelen aportar nada al grupo de reunidos. También hay que cuidar las opiniones mal expuestas que pueden irritar a otros asistentes a la reunión. Hay que ser educados y respetuosos, aunque no estemos de acuerdo. Tenemos que procurar la participación de todos los asistentes. Hay que evitar terminar la reunión sin lograr unas conclusiones claras. Las reuniones son muy productivas y exitosas, si sabemos dirigir y lograr que todos los asistentes participen. Todas las reuniones deben tener unos objetivos perfectamente definidos y si estos no se cumplen, la reunión no habrá sido satisfactoria.

Decoración

Aparte de lo expuesto se precisa de algunos elementos básicos para que la reunión sea productiva. Además de algún sencillo elemento decorativo (como un centro de flores, por ejemplo), en todas las mesas debería haber: folios o una carpeta con papeles en los que poder escribir o tomar notas, bolígrafos, micrófono (si la reunión es grande) o intercomunicadores, etc. En todas las mesas suele haber, botellas de agua o zumos, caramelos o pasabocas, termos con café, con leche o té, carpetas con documentación, si la hubiese (aunque puede ser entregada a la entrada a la reunión). Si las reuniones son muy largas es habitual que haya algún tipo de buffet, en alguna sala contigua a la de la reunión.

Detalles

Hay que cuidar al máximo los detalles, para que los asistentes a una reunión se encuentren cómodos y respetados. Decimos esto, sobre todo en el caso de reuniones con delegaciones extranjeras, por el entorno de la reunión. El servicio de protocolo ha de cuidar, detalles como servir cierto tipo de comidas o bebidas respecto de las costumbres de los países asistentes, detalles en la decoración como cuadros que puedan ser “ofensivos” para sus creencias, religión o historia (se da el caso de reuniones en las que se han retirado cuadros alusivos a ciertos hechos históricos, que pudieran molestar a la delegación visitante). Lo mismo a la hora de elegir cualquier mínimo detalle, como puede ser elegir las flores de un simple centro de mesa.

Clases de mesas

Una reunión, siempre se desarrolla en torno a una mesa. Dependiendo del tamaño de la reunión y de algún que otro factor (alguna de las veces de carácter estratégico) las mesas pueden ser:

1. Herradura

También se la conoce como “U” invertida. Suele utilizarse cuando se congregan tres grupos o delegaciones, situando a la delegación anfitriona en la cabecera de la misma, y a las otras dos a sus respectivos lados. El lado derecho o izquierdo suele estar acordado con anterioridad a la reunión.

2. Circular

Es limitada en cuanto a su diámetro. Pero suele tener la ventaja de ofrecer una sensación de mayor igualdad entre los reunidos y ofrece una mayor cordialidad.

3. Polígono

Las formas poligonales son muy utilizadas para múltiples grupos o delegaciones. Son ideales porque delimitan en cada lado de su polígono el grupo o delegación que la debe ocupar. Son también limitadas en cuanto a su tamaño.

4. Rectangular

Muy utilizada en reuniones con dos grupos o delegaciones (empresa y trabajadores en una negociación, por ejemplo). Ambos grupos se sientan enfrentados.

5. Oval

Es similar a la rectangular, pudiendo establecer las presidencias de forma central o en las cabeceras (al igual que sucede con la mesa rectangular).

 

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Author: por Dineroclub

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