Haga Ruedas de Prensa

Para empresas que quieren hacer lanzamientos de altura, hay una figura poco utilizada por las Pymes que es la rueda de prensa. La rueda de prensa es una herramienta oportuna cuando se pretende allanar las distancias entre los informadores y los que elaboran y remiten la información, recibir feedback de la información, matizar y resolver dudas y preguntas. Es adecuada para presentar nuevos productos, introducir una marca o entidad o revelar un volumen importante de información novedosa.  Aquí os ofrecemos algunos consejos para que resulte un éxito.

ejemplo de rueda de prensa en la F1 Fórmula 1

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CÓMO ORGANIZAR UNA BUENA RUEDA DE PRENSA

  1. Definir con claridad que la rueda de prensa es la mejor opción estratégica para alcanzar los objetivos planteados. Podría haber alternativas más idóneas, dependiendo de la meta propuesta (una presentación de la organización, un seminario, el envío de una nota de prensa, un almuerzo informativo, etc.) . Hay que tener en cuienta que las ruedas de prensa son eventos que se organizan cuando hay muy buenos contactos profesionales con los medios de comunicación.
  2. Preparar un buen dossier de prensa para entregar a los periodistas presentes (con la síntesis de la información a transmitir y los datos pertinentes, así como con imágenes o estudios que puedan ilustrar la noticia; no colocar información inapropiada, con confirmada o sin interés).
  3. Definir cuál es la mejor hora para que la prensa esté presente (sobre todo si la convocatoria de medios incluye a la televisión y, se es así, contemplar la hipótesis de que el periodista pueda hacer algún directo o preparar la noticia para los principales bloques informativos). Lo habitual es que se convoque a los medios por la mañana, de modo que puedan organizar el contenido informativo, aunque este término también depende del tipo de mensaje e información que se maneje. 
  4. Tener en cuenta la fecha de la rueda de prensa (considerar las fechas de cierre de las diferentes ediciones de los periódicos y revistas, así como de otros medios).
  5. Mantener un contacto privilegiado y personalizado con los periodistas. Considerando que la mayoría de los periodistas tienen una agenda muy intensa, es conveniente mantener algún contacto, informando periódicamente sobre asuntos de relevancia. 
  6. Tener interlocutores interesantes para participar y directamente implicados con la noticia o acontecimiento a divulgar. 
  7. Dirigir la invitación a los órganos de comunicación realmente interesantes e interesados en el asunto. Por ejemplo, no será adecuado convocar para el balance de cuentas de una empresa a una revista de consumo femenina.
  8. Dirigir la invitación para la persona adecuada dentro de cada organismo de comunicación social. Es necesario actualizar con cierta periodicidad la base de datos de los medios, ya que a menudo se suceden los cambios de personal y responsables.
  9. Una rueda de prensa no es la mejor opción estratégica si es un simple comunicado corporativo, sin vocación de resolver dudas o cuestiones o si la información que se facilita resulta intrascendente para los medios. ¡Vaya pérdida de tiempo! Pensarán, y la credibilidad de la empresa puede caer en picada.
  10. Hay que aportar cifras y datos novedosos y cuantificables. No exponga que la facturación del grupo  ha crecido un 10 o un 50% si no está dispuesto a facilitar la cifra total de ventas. Los porcentajes por sí solos se quedan para las estadísticas.
  11. Elimine de su lenguaje la coletilla “empresa líder”. Todos los directivos están convencidos de que su empresa lo es, pero los profesionales de los medios requieren datos objetivos. Que los datos hablen por usted: la primera empresa por facturación, por exportación, por inversión en I+D o por innovación, y acompañe esta declaración con la gráfica de facturaciones, inversiones, etc. de su sector.
  12. Resulta más enriquecedor una presentación en la que se contextualiza la información aportada. Nuestra organización se enmarca en un contexto internacional, económico, sectorial, etc… Proporcione al menos algunas pinceladas del entorno para ampliar la comprensión de la información facilitada.
  13. Huya de las palabras excesivamente técnicas y crípticas y de los mensajes largos y engorrosos. Las palabras técnicas consideradas necesarias deben ir seguidas de una explicación sucinta en que se explique claramente el significado. Mejor frases cortas.
  14. Apoye su discurso con buena documentación impresa (acompañada de fotografías y logos)  que se facilitará tras el encuentro y/o PowerPoint.
  15. Es clave la elección del portavoz en la rueda de prensa. Tiene que representar a su organización y conocer los entresijos, pero debe seducir a su público. No importa tanto el estilo como la naturalidad y la franqueza.
  16. No olvide las características logísticas: organizar el evento en un lugar próximo a las redacciones, bien comunicado por medios de transporte, en una franja horaria adecuada para los profesionales y en un día en el que no haya excesivo flujo de información mejorarán sus perspectivas de éxito.
  17. Tenga en cuenta el servicio de pasabocas, o almuerzo o una forma de que los Periodistas se sientan especiales y muy bien atendidos. 
  18. No tema organizar una rueda de prensa fuera de su ámbito geográfico más próximo o convocar a medios de otros países. Si su mercado y objetivos estratégicos están en cualquier otro lugar, planifique la mejor manera de hacerse oír por este público.
ejemplo de una rueda de prensa

ejemplo de una rueda de prensa

CÓMO REDACTAR UNA BUENA NOTA DE PRENSA ?

1. Usa titulares que llamen la atención. Debes lograr  que alguien que está mirando docenas de emails se detenga, abra y lea el tuyo.

2. Incluye imágenes. ¿Tienes una buena foto que describa tu historia o lo que quieres contar? ¡Úsala! Y si no tienes… Por lo menos coloca el logo de la empresa.

3. Números. Las cifras respaldan lo que estás diciendo y lo hacen más consistente. Es muy diferente si tienes una historia llena de “humo”.

4. Sé conciso. Porter recomienda que sean menos de 400 palabras. Si puedes llamar la atención de un periodista en una red social de 140 caracteres, no hay razón para que la nota de prensa exceda las 400 palabras.

5. Humor. Sí, pero no tanto. Si es algo inteligente y divertido, bien. Solo recuerda que el humor es muy subjetivo pero si lo haces bien llamarás la atención y crearás un lazo con el receptor.

6. Redáctala como una noticia. Aprende a escribir en formato de pirámide invertida. Reponde al qué, quién, cuando, dónde y cómo en el primer o máximo en el segundo párrafo.

7. Buenas citas. Aprende a citar cosas que sean de interés o importantes para lo que quieres decir. Que un empresario se sienta “muy entusiasmado” o con “grandes expectativas” respecto a algo no es necesariamente algo novedoso. Puedes revisar las citas que se hacen en las notas de los medios para darte una idea de cómo debería ser.

8. Divide tu nota en varios puntos. Facilita la lectura además de que ordena información que es difícil de apreciar. Porter recomienda hacer una nota de prensa del tipo “5 cosas que debes saber acerca de (nombre de la persona, lugar, evento o de lo que quieras hablar)” y ver qué tal funciona.

Author: por Dineroclub

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