Servisoft nos muestra un ejemplo de workflow @servisoftco

Compartiremos con Usted, ejemplos de Flujos de Trabajo automatizados (Workflow). Este tipo de soluciones están revolucionado cada vez más compañías y poniéndolas un paso más allá de sus competidores. Particularmente la solución Mercurio de Servisoft S.A. (www.servisoft.co) ofrece la posibilidad de operar sus flujos de trabajo en forma transparente para el usuario, con una interfaz limpia y fácil de utilizar. 

Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales. 

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Los Flujos de Trabajo son soluciones lógicas que permiten que la información fluya y se encuentre en todo momento bajo el control de la Gerencia de las Empresas. Mercurio de Servisoft es la solución No. 1 en Colombia en el tema de la Gestión Documental y los Flujos de Trabajo

Información acerca de Servisoft S.A. 

Servisoft (www.servisoft.co) es una compañía Colombiana que lidera el sector de la Gestión Documental en el país. El 2015 ha sido uno de los años de mayor crecimiento en la historia de la compañía, que ya cumple dos décadas de operaciones. En 2016 ha comenzado con ventas récord, posicionándola como una de las empresas de software y servicios que más empleo genera en Colombia. La meta para este año es generar 1.000 empleos directos para ayudar al crecimiento de nuestro país.

¿Qué es Workflow?

Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de un proceso predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual o automatizado. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.  En esta era informática estamos en plena transición de flujos de trabajo manuales a Informatizados. Aplicaciones como Servisoft desde hace años han ayudado a sistematizar Workflows en cientos de Empresas Colombianas.

 

Aplicaciones/Sistemas Workflow, flujos de trabajo eficaces

Las aplicaciones Workflow como MERCURIO (www.servisoft.co) automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución del proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control o gestión del flujo de trabajo.

Un sistema Workflow va más allá y se caracteriza, principalmente, por una adecuada integración con sistemas de información actuales: bases de datos, gestión documental, correos electrónicos, ERP, etc., permitiendo la ampliación de un workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de negocio interrelacionados. La aplicación Mercurio Web de Servisoft tiene interfaces con las más importantes ERP del mercado como SAP. Su plataforma Mercurio es capaz de administrar contenidos procedentes de áreas como Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes (PQRS), Cuentas por Pagar, Análisis de Créditos y Trámites de Prestaciones Sociales, entre otras, para volverlas más eficientes, seguras y sustentables.

En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un “mensaje” y recupera la respuesta más adelante).

Actualmente es muy importante acceder a la información de forma ágil y eficaz. Por regla general la información suele estar en diferentes formatos, según sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un papel o un documento del programa Word (.doc), una imagen (.jpg, .gif.), o un pdf, lo que genera un problema de accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la información es mucho menor usando una herramienta Workflow integrada con otros productos que permiten el acceso informatizado a la información relacionada con el workflow definido, lo que se traduce en una reducción importante en cuanto a costes y un incremento de la productividad.

Los sistemas de Workflow soportan circuitos de expedientes directamente sobre una red de computadores, mediante el “motor de Workflow” situado en el servidor de la red o en la nube, los expedientes son dirigidos según unas reglas determinadas facilitando así las tareas de los usuarios. Los documentos que son escaneados y almacenados pueden ser recuperados para su análisis o gestión de forma sencilla y rápida gracias a las diversas utilidades que ofrece el sistema.

Beneficios del Workflow o flujo de trabajo

Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:

  • Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.
  • Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.
  • Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.
  • Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.
  • Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.
  • Integración de procesos empresariales.

Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, también conocidos como BPMS (Business Process Management Systems / Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar personas, procesos y máquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realización del trabajo.
Facilitan también la automatización de los flujos de trabajo entre procesos, pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a unas estrategias concretas.

Ejemplo de Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa

Veamos cómo un importante laboratorio farmacéutico ubicado en Bogotá se beneficia del Sistema de Workflow en sus procesos de negocio.
Esta empresa, cuya oficina principal se encuentra en el centro de Bogotá, posee numerosos locales y dos centros de producción en otras ciudades de Colombia.

El laboratorio subcontrata tres empresas para la fabricación de ciertos componentes de su gama de productos y dos empresas externas para la limpieza de sus instalaciones y el servicio de seguridad.

Como es de esperar, el laboratorio tiene una gran variedad de procesos de negocio y producción, que abarcan desde flujos de trabajos manuales y sencillos hasta procesos de negocios complejos e interrelacionados. Algunos únicamente se describen como procedimientos de trabajo manuales, pero la gran mayoría se definen de manera centralizada en su motor de Workflow, automatizando al máximo su ejecución y control.

Vamos a centrarnos en un ejemplo simplificado, partiendo de un pedido proveniente de un mayorista.

A este laboratorio entran documentos de muy diverso tipo; sobre todo en papel, por lo que lo primero que debe hacer la empresa es digitalizar toda la información que le llegue y capturar los datos importantes (RADICAR), para así almacenarlos y archivarlos en un formato capaz de ser leído por otros programas. Para poder permitir una gestión controlada, cada ubicación escanea los documentos localmente, extrae información predefinida y se almacena en la base de datos central de su motor de Workflow.

No queremos decir que haya que digitalizar toda la documentación de la empresa, tanto interna como externa, sino que deben/pueden digitalizarse únicamente la información necesaria (ej. No es necesario guardar Brochures publicitarios, cartas repetidas, documentos internos sin trasendencia), para su posterior gestión, automatización y optimización permitiendo así un seguimiento completo de su flujo de trabajo. Si un documento es descartable de inmediato y no justifica su digitalización, puede eliminarse. 

En nuestro caso, el formulario de pedido web utilizando la apliación Mercurio Web (www.servisoft.co), está estandarizado y, al digitalizarlo, se puede extraer automáticamente la información necesaria, así como el número de mayorista, los productos y las cantidades pedidas. A este mayorista se le envía la mercancía los martes y jueves de cada semana. Hoy es lunes.

  1. El sistema de Workflow consulta las existencias en el stock (actividad mixta entre la base de datos de la ERP y el sistema de gestión documental, totalmente transparente para el usuario)
    A los productos que hay en almacén les resta los pedidos y los marca como reservados para este cliente.
  2. A continuación la aplicación envía un email al departamento de envío de mercancías. Este, por su parte, procesa el envío consultando los productos marcados para este mayorista, genera el documento de envío automáticamente y prepara el envío para el martes. La lectura de los códigos de barras de los productos enviados cambia el estado del producto para este cliente. Si hasta el martes no se han procesado los productos todavía, el Workflow envía un aviso a una persona de rango superior en jerarquía.
  3. El motor de Workflow, además, consulta dónde se fabrica cada producto, de modo que actualiza también automáticamente la planificación para cada centro de producción, y envía los emails con la información de los productos pedidos a cada una de las empresas subcontratadas.
  4. A partir de este momento el sistema de Workflow consulta la base de datos  para verificar si ha entrado la mercancía en el almacén para este mayorista y, en caso afirmativo, repite los pasos 1 y 2. Si pasado un plazo definido no se ha recibido la mercancía en el almacén, el sistema ejecuta los procesos definidos para cada caso. Por ejemplo, enviar un email de recuerdo a las empresas subcontratadas, y en segundo lugar a la instancia superior. Para que esto funcione se actualiza la base de datos, a través de la lectura de los códigos de barras de cada producto, cuando este entra en el almacén. En el caso de las empresas subcontratadas, se digitaliza el documento de entrega de mercancía y se extrae la información para actualizar el stock.
  5. Naturalmente, también la facturación y los pagos de facturas aprovechan la información del proceso almacenado en la base de datos del sistema Workflow. Incluso las aprobaciones de pago posteriormente se realizan gracias al sistema Mercurio de Servisoft.
  6. Cuando el importe de la mercancía enviada supera cierto límite, se genera automáticamente una factura para una serie de envíos. Por otro lado, cuando llega la factura de la empresa subcontratada, se comparan automáticamente los datos del formato correspondiente y, si no hay discrepancias, se envía un email al responsable para la aprobación de pagos. La aprobación, a su vez, genera el envío de otro email para avisar del pago pendiente.

Como hemos visto, el proceso de pedido y entrega de mercancías afecta a varios departamentos internos y a partes externas de la empresa. Es un Workflow relativamente complejo y en gran parte automatizado.

Qué servicios presta Servisoft S.A.  

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario 

Cómo comunicarse con Servisoft S.A. 

Para conectarse con Servisoft puede visitar su web: www.servisoft.co

PBX Medellín:  4160055 / PBX Bogotá: 6171363

email: servicioalcliente@servisoft.com.co 

Author: por Dineroclub

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