15 tips para tener Reuniones de Trabajo efectivas @alvarodabril
Jul24

15 tips para tener Reuniones de Trabajo efectivas @alvarodabril

Personas que han visto este artículo hoy: 1.359 Momentos Previos a la Reunión Regularidad.  Cuando un equipo de trabajo tiene reuniones predefinidas, significa que tiene todo bajo control. Cuando se viven haciendo reuniones de última hora es porque hay que resolver problemas inesperados. Con un horario y asistentes específicos. Las reuniones donde a última hora se están invitando funcionarios nuevos pierden seriedad. Igualmente las reuniones donde tienen que inhibirse para hablar porque hay funcionarios de nivel inferior en rango que no deben escuchar algunas decisiones de la alta dirección. Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Sólo debemos escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria. Prepararla con tiempo suficiente. Que haya siempre un responsable de la reunión. El líder de la Reunión, no necesariamente es el Jefe en la Empresa. Entre sus funciones principales está coordinar y garantizar que los asistentes tienen el orden del día, material actualizado y completo de la reunión. Crear un planning de la reunión. En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán a cada cuestión. Con un orden del día definido previamente, que se recuerda al inicio de la reunión y a la vista de todos durante la misma.   En la que se incluye un acta y se hace seguimiento de lo acordado en las anteriores. Recuerde que una reunión posible es por web conference. Esto evita desplazamientos y pérdidas de tiempo. Pero debe asegurarse de que ninguno de los participantes tienen distractores como teléfonos, emails, personas que ingresen al cubículo. Elección de un espacio óptimo. A veces las reuniones salen mal por no haber reservado a tiempo un espacio apto y que tenga todo lo necesario para el buen desarrollo. Se recomiendan los espacios que dificulten las interrupciones. Si la reunión está prevista que sea larga, es importante no ahorrar en buenos refrigerios. Preparar presentaciones en PowerPoint o documentos para que estén en el equipo de donde se realizará la proyección (conectado al video beam). Tener instalado un tablero con marcadores de tinta seca para quién requiera dar una explicación gráfica. Tener cámara digital para almacenar todo lo que se escriba en el tablero como material de soporte para todos. Tener grabadora digital de video, en caso de que algunos puntos de la reunión deban ser archivados para posterior consulta. En caso de que se requiera material impreso, debe tenerse cada bloque en una carpeta individual para cada asistente y estar ubicado en el puesto donde se sentará cada uno. Debe tenerse previsto servir café, té o agua para los asistentes. Esto permite que las personas se mantengan atentas y no tengan sueño. Durante la Reunión...

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