10 consejos esenciales para una gestión eficaz del inventario

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La administración de inventario comienza con un proceso definido, pero las herramientas de software de administración de inventario también pueden ayudar. Esta guía le ayudará a mejorar la gestión de su inventario.

  • La gestión de inventario implica ordenar, almacenar y utilizar los materiales o productos de una empresa.
  • Hay varios tipos de inventario, como materias primas, inventario de ciclo y bienes MRO.
  • Dar prioridad a su inventario lo ayuda a comprender lo que necesita ordenar o fabricar con más frecuencia para que pueda satisfacer continuamente las necesidades de sus clientes. 

La administración de inventario es una pieza crucial de la rentabilidad de una empresa, pero muchas pequeñas empresas no practican una buena administración cuando se trata de los artículos que venden. Algunas empresas tienen muy poco inventario y no pueden satisfacer las expectativas de los clientes al suministrar suficientes productos disponibles. Esto a menudo aleja a los clientes, a veces a otra empresa y, a veces, para siempre. 

Inventarios
Funcionaria revisando cajas de productos con un software de inventarios

Por otro lado, muchas empresas toman el camino inverso, con artículos en exceso “por si acaso”. Aunque siempre tendrá los artículos que buscan sus clientes, el riesgo con esta estrategia es sacar dinero de su negocio. El exceso de inventario no solo inmoviliza un valioso flujo de efectivo, sino que también cuesta más almacenarlo y rastrearlo. 

La gestión eficaz del inventario se encuentra en algún lugar entre estos dos extremos. Si bien se requiere más trabajo y planificación para lograr un proceso de gestión eficiente, sus ganancias reflejarán su esfuerzo.

Tipos de inventario

Antes de que pueda abordar una gestión de inventario eficaz, deberá comprender exactamente qué comprende el inventario. Estos son algunos de los diferentes tipos de inventario: 

Inventarios
Proceso de empacado en banda transportadora
  • Materias primas o materiales que utiliza para fabricar sus productos.
  • Productos sin terminar , trabajos en progreso que no están listos para venderse
  • Productos terminados , que generalmente se almacenan en un almacén hasta que se venden o envían
  • Mercancías en tránsito , que ya no se encuentran en el almacén y se transportan a su destino final
  • Realizar un ciclo de inventario o productos que se envían a una empresa desde un proveedor o fabricante y luego se venden inmediatamente a los clientes.
  • Inventario de anticipación o exceso de productos en previsión de un aumento en las ventas
  • Desacoplamiento de inventario , que son piezas, suministros o productos reservados en anticipación de una desaceleración o interrupción de la producción.
  • Productos MRO , que significa “suministros de mantenimiento, reparación y funcionamiento” y respalda el proceso de producción.
  • Inventario de reserva, o “existencias de seguridad”, que sirve como protección en caso de un problema inesperado o la necesidad de más inventario. 

Es útil ordenar su inventario para saber qué artículos pertenecen a la misma categoría y luego administrarlos en consecuencia. Por ejemplo, manejará sus productos terminados de manera diferente a sus materias primas.

¿Cuál es el mejor programa para la gestión de inventarios?

Hay varios programas de software de administración de inventario disponibles para pequeñas empresas, y el mejor para su negocio depende de múltiples factores. Por ejemplo, querrá considerar su presupuesto, su tipo de negocio y ciertas características que está buscando, como aplicaciones móviles y respaldo en la nube. 

Inventarios
Funcionario inventariando mercancía con un lector de barras

Nuestro sitio hermano, business.com, tiene una guía de compra de software de inventario que explica cinco sistemas populares de software de gestión de inventario: 

  1. TradeGecko es fácil de usar y tiene muchas opciones de integración.
  2. Odoo es fácil de aprender y simplifica el seguimiento de los pedidos, pero tiene poca asistencia al cliente y no puede importar directamente productos de comercio electrónico.
  3. Fishbowl está organizado y es fácil de usar, con funciones de seguimiento de pedidos y ventas, pero no puede importar productos de su canal de ventas en línea.
  4. Stitch es un software fácil de usar para tiendas físicas y digitales.
  5. Contalog es mejor para las empresas de comercio electrónico, pero dificulta la finalización de los pedidos.

Consejos para administrar su inventario

Aquí encontrará los 10 consejos esenciales para administrar su inventario de manera efectiva para una mayor rentabilidad y administración del flujo de efectivo.

1. Priorice su inventario.

Categorizar su inventario en grupos de prioridad puede ayudarlo a comprender qué artículos necesita pedir con más frecuencia y cuáles son importantes para su negocio, pero pueden costar más y moverse más lentamente. Los expertos generalmente sugieren segregar su inventario en grupos A, B y C. Los elementos del grupo A son elementos de mayor valor y de los que necesita menos. Los artículos de la categoría C son artículos de menor costo que se entregan rápidamente. El grupo B es el intermedio: artículos que tienen un precio moderado y salen por la puerta más lentamente que los artículos C pero más rápido que los artículos A.

2. Realice un seguimiento de toda la información del producto.

Asegúrese de mantener registros de la información del producto para los artículos en su inventario. Esta información debe incluir SKU, datos de códigos de barras, proveedores, países de origen y números de lote. También puede considerar realizar un seguimiento del costo de cada artículo a lo largo del tiempo para conocer los factores que pueden cambiar el costo, como la escasez y la estacionalidad.

3. Audite su inventario.

Algunas empresas hacen un recuento completo una vez al año. Otros realizan controles esporádicos mensuales, semanales o incluso diarios de sus artículos más populares. Muchos hacen todo lo anterior. Independientemente de la frecuencia con la que lo haga, asegúrese de contar físicamente su inventario con regularidad para asegurarse de que coincida con lo que cree que tiene.

4. Analizar el desempeño de los proveedores.

Un proveedor poco confiable puede causar problemas a su inventario. Si tiene un proveedor que habitualmente se retrasa con las entregas o que incumple con frecuencia un pedido, es hora de tomar medidas. Discuta los problemas con su proveedor y averigüe cuál es el problema. Esté preparado para cambiar de socio o lidiar con niveles de stock inciertos y la posibilidad de quedarse sin inventario como resultado.

5. Practique la regla de inventario 80/20.

Como regla general, el 80% de sus ganancias provienen del 20% de sus acciones. Priorizar la gestión de inventario de este 20% de artículos. Debe comprender el ciclo de vida completo de las ventas de estos artículos, incluida la cantidad que vende en una semana o un mes, y controlarlos de cerca. Estos son los elementos que le generan más dinero; no se quede corto en su gestión.

6. Sea coherente en la forma en que recibe las acciones.

Puede parecer de sentido común asegurarse de que se procese el inventario entrante, pero ¿tiene un proceso estándar que todos siguen, o cada empleado que recibe y procesa el stock entrante lo hace de manera diferente? Las pequeñas discrepancias en la forma en que se toman las nuevas existencias podrían hacer que se rasque la cabeza al final del mes o del año, preguntándose por qué sus números no se alinean con sus órdenes de compra. Asegúrese de que todo el personal que recibe existencias lo haga de la misma manera, y que todas las cajas se verifiquen, reciban y desempaquen juntas, se cuenten con precisión y se verifique su precisión.

7. Seguimiento de las ventas.

Una vez más, esto parece una obviedad, pero va más allá de simplemente sumar las ventas al final del día. Debe comprender, a diario, qué artículos vendió y cuántos, y actualizar los totales de su inventario. Pero más allá de eso, necesitará analizar estos datos. ¿Sabe cuándo ciertos artículos se venden más rápido o se reducen? ¿Es estacional? ¿Existe un día específico de la semana en el que venda determinados artículos? ¿Algunos artículos casi siempre se venden juntos? Comprender no solo los totales de ventas, sino también la imagen más amplia de cómo se venden los artículos es importante para mantener su inventario bajo control.

8. Ordene reabastecimientos usted mismo.

Algunos proveedores ofrecen hacer pedidos de inventario por usted. En la superficie, esto parece algo bueno: ahorra personal y tiempo al permitir que otra persona administre el proceso para al menos algunos de sus artículos. Pero recuerde que sus proveedores no tienen las mismas prioridades que usted. Ellos buscan mover sus artículos, mientras que usted busca almacenar los artículos que sean más rentables para su negocio. Tómese el tiempo para verificar el inventario y ordenar el reabastecimiento de todos sus artículos usted mismo.

9. Invertir en tecnología de gestión de inventarios.

Si es una empresa lo suficientemente pequeña, es factible administrar las primeras ocho cosas de esta lista de forma manual, con hojas de cálculo y cuadernos. Pero a medida que su negocio crezca, pasará más tiempo en inventario que en su negocio o se arriesgará a que sus existencias se salgan de control. Un buen software de gestión de inventario facilita todas estas tareas. Antes de elegir una solución de software, asegúrese de comprender lo que necesita, que proporcione los análisis importantes para su negocio y que sea fácil de usar.

10. Utilice tecnología que se integre bien.

El software de administración de inventario no es la única tecnología que puede ayudarlo a administrar las existencias. Cosas como escáneres móviles y sistemas POS pueden ayudarlo a mantenerse encaminado. Al invertir en tecnología, priorice los sistemas que funcionan juntos. Tener un sistema POS que no puede comunicarse con su software de administración de inventario no es el fin del mundo, pero puede costarle más tiempo transferir los datos de un sistema a otro, lo que facilita terminar con conteos de inventario inexactos. 

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