Cómo hacer más Productivas tus reuniones de trabajo

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No hay peor costumbre en las empresas, que las “reunionitis”, o  exceso de encuentros de trabajo que no redundan en una mayor productividad para la compañía.

En estos casos, cuando las reuniones son muchas o se suelen extender más de lo debido, los equipos dejan de encontrarles sentido y pasan a considerarlas una pérdida de tiempo, un factor de frustración laboral.

1. Cuando invitan a Mark Zuckerberg a una reunión, se pregunta: Es para tomar una decisión? o para debatir? Esto hay que tenerlo claro antes de iniciar. Bill Gates dice que uno hace una reunión para resolver un problema, no para idear la pregunta.

2. Steve Jobs decía que no se deben usar diapositivas. El que sabe lo que está hablando no necesita apoyo audiovisual en una reunión.

3. Las reuniones no son para lucirse. Hay que evitar la guerra de egos o el intento de funcionarios poco eficientes de mostrar que si están haciendo su trabajo.

4. Las reuniones son espacios muy importantes para plantear problemas que deben resolver las diferentes dependencias de la compañía en conjunto, o para pedir consejo sobre cómo solucionarlos.  Igualmente en siguientes reuniones debe anunciarse finalmente cómo se resolvieron.

5.  Identificar máximo tres objetivos principales. ¿Qué es aquello que queremos lograr en este encuentro? Si no conocemos cuáles son las razones para reunirnos, no perdamos tiempo haciéndolo.

6. Establecer y compartir la agenda con anticipación. Es importante que todos los participantes lleven su aporte a la reunión. Para poder participar debe tener conocimiento sobre el tema.

7. Definir y respetar los tiempos para cada tema. Evitar comentarios y personas fuera de agenda. Además de cuestionar cuál es el tiempo asignado para cada objetivo, determinar quién controlará el tiempo.

8. Realizar una bitácora para extractar el resultado de la reunión y registrar los pendientes para resolver.

9. Convocar un máximo de 8 personas, promueve una mejor participación. Para ello, preguntarse quiénes podrán marcar una diferencia contributiva en la reunión. Existe la regla de las dos pizzas acuñada por Jeff Bezos, fundador de Amazon. Bezos dice que dos pizzas deben ser suficientes para el grupo que se reunirá. No deben reunirse grupos de mayor tamaño.

10. ¿Qué se hara para mantener el foco en los objetivos? Debe tenerse en cuenta que convocar un equipo de trabajo implica bajar la productividad individual, debe preguntarse si justifica tal interrupción del ritmo de trabajo.

11. Los “smartphones” son reconocidos como distractor y una falta de respeto. Una buena idea para evitar que se conviertan en un inconveniente es poner los celulares en una caja antes de empezar el encuentro.

12. Asignar cada tarea a una persona directamente responsable genera compromiso público.

13. Al final, dedicar al menos 5 minutos antes de concluir para articular lo valioso. ¿Cuáles son los principales acuerdos y aprendizajes de la reunión?

14. Honestidad en lo que se dice. En las reuniones, es habitual que los funcionarios inventen realidades inexistentes para excusar sus desaciertos. Es muy importante mantener el espíritu crítico y fomentar que quien conozca que la situación no es real, lo diga públicamente. Nada mejor que tomar decisiones pensando en hechos ciertos.

15. Es una positiva motivación si incluye un buen café con un pastel. Esta costumbre hace que las personas sientan un mejor clima laboral en las reuniones.

16. Tener una persona que conceda la palabra, como un Moderador. Terribles las reuniones donde todos conversan y hablan sin pedir permiso. Esto se convierte en mercados persas donde el tiempo no rinde.

 

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