Los siete pecados capitales de las presentaciones de PowerPoint

No es sorprendente que las presentaciones de diapositivas de PowerPoint © se hayan convertido en la norma para los elementos visuales en la mayoría de las presentaciones comerciales. Las presentaciones de diapositivas son rápidas de producir, fáciles de actualizar y efectivas para inyectar interés visual en la presentación. 

Sin embargo, las presentaciones de diapositivas también pueden significar un desastre incluso para presentadores experimentados. La clave del éxito es asegurarse de que su presentación de diapositivas sea una ayuda visual y no una distracción visual. Para obtener los mejores resultados, evite estos “siete pecados capitales” comunes de las presentaciones de PowerPoint ©.

  1. Transiciones de diapositivas y efectos de sonido: las transiciones y los efectos de sonido pueden convertirse en el foco de atención, lo que a su vez distrae a la audiencia. Peor aún, cuando una presentación que contiene varios efectos y transiciones se ejecuta en una computadora mucho más lenta que aquella en la que fue creada, el resultado es lento, casi cómico cuando se ve. Tales trucos rara vez mejoran el mensaje que está tratando de comunicar. A menos que esté presentando en una convención de ciencia ficción, ¡omita el texto guiado por láser! Deje los fundidos de entrada, los fundidos de salida, las cortinas, las persianas, las disoluciones, los tableros de ajedrez, los cortes, las cubiertas y las divisiones a los cineastas de Hollywood. Incluso las “compilaciones” (líneas de texto que aparecen cada vez que hace clic con el mouse) pueden distraer. Concéntrese en su mensaje, no en la tecnología.
  2. Imágenes prediseñadas estándar: ¡ Muerte a los frijoles de pantalla! PowerPoint © es ahora tan ampliamente utilizado que las imágenes prediseñadas que se incluyen se han convertido en un “cliché visual”. Muestra una falta de creatividad y una adherencia cansada a una forma estándar. Primero, asegúrese de que necesita imágenes gráficas para mejorar su mensaje. Si lo hace, utilice sus propias fotografías escaneadas o gráficos de mejor calidad de empresas como PhotoDisc (www.photodisc.com) o Photo Objects de Hemera (www.hemera.com). Las capturas de pantalla pueden agregar realismo al presentar información sobre un sitio web o un programa informático. Dos programas de captura de pantalla populares son Snagit (www.techsmith.com) para Windows y Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) para Macintosh. Ambos están disponibles como shareware.
  3. Plantillas de presentación:   otro cliché visual. Las plantillas te obligan a encajar tus ideas originales en el molde preempaquetado de otra persona. Las plantillas suelen contener fondos que distraen y combinaciones de colores deficientes. Seleccione un buen libro sobre gráficos web y aplique los mismos principios a sus diapositivas. Cree su propio estilo distintivo o utilice el logotipo de su empresa en una esquina de la pantalla.
  4. Diapositivas con mucho texto: las diapositivas proyectadas son un buen medio para representar una idea gráficamente o proporcionar una descripción general. Las diapositivas son un medio deficiente para los detalles y la lectura. Evite párrafos, citas e incluso frases completas. Limite sus diapositivas a cinco líneas de texto y use palabras y frases para expresar sus puntos. La audiencia podrá digerir y retener los puntos clave más fácilmente. No use sus diapositivas como notas del orador o simplemente para proyectar un esquema de su presentación.
  5. El paradigma del “yo”: los presentadores a menudo escanean una tabla o una imagen gráfica directamente de su material corporativo impreso existente y lo incluyen en sus presentaciones de diapositivas. Los resultados casi siempre son subóptimos. Las imágenes impresas generalmente están diseñadas para verse desde 8 a 12 pulgadas en lugar de verse desde varios pies. Por lo general, estas imágenes son demasiado pequeñas, demasiado detalladas y demasiado textuales para una presentación visual eficaz. Lo mismo ocurre con el tamaño de fuente; La fuente de 12 puntos es adecuada cuando el texto está frente a usted. En una presentación de diapositivas, apunte a una fuente mínima de 40 puntos. Recuerde a la audiencia y mueva el círculo de “yo” a “nosotros”. Asegúrese de que todos los elementos de cualquier diapositiva en particular sean lo suficientemente grandes para que se puedan ver fácilmente. El tamaño realmente importa.
  6. Lectura: una presentación verbal debe centrarse en hablar y escuchar de forma interactiva, no en la lectura por parte del orador o la audiencia. Las demandas del lenguaje hablado y escrito difieren significativamente. El lenguaje hablado es más corto, menos formal y más directo. Leer texto arruina una presentación. Un punto relacionado tiene que ver con los folletos para la audiencia. Uno de sus objetivos como presentador es captar y mantener la atención de la audiencia. Si distribuye materiales antes de su presentación, su audiencia leerá los folletos en lugar de escucharlo a usted. A menudo, partes de una presentación eficaz dependen de crear suspenso para atraer a la audiencia. Si la audiencia puede leer todo lo que vas a decir, ese elemento se pierde.
  7. Fe en la tecnología: nunca se sabe cuándo un mal funcionamiento del equipo o interfaces incompatibles te obligarán a realizar tu presentación en otra computadora. Esté preparado teniendo una copia de seguridad de su presentación en un CD-ROM. Mejor aún, es una tarjeta de memoria flash compacta con un adaptador para la ranura PCMCIA de su computadora portátil. Con él, aún puede realizar cambios de última hora. También es una buena idea preparar algunas transparencias en color de las diapositivas clave. En el peor de los casos, ninguna tecnología funciona y no tiene imágenes para presentar. Aún debería poder dar una excelente presentación si se concentra en el mensaje. Familiarícese siempre con la presentación, practíquela y prepárese para atraer a la audiencia independientemente de la tecnología disponible. Es casi un arte perdido.
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